~ Блог ~

ТРЭВЕЛ-ПОЛИТИКА: ОПТИМИЗАЦИЯ БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ ИЛИ ЗАБОТА О СОТРУДНИКАХ? ДЛЯ ЧЕГО И КОМУ ОНА НУЖНА

Chief Time Воронеж

Представитель редакции журнала Chief Time - Черноземье 28 ноября

Когда я говорю о деловом туризме, встречаю вопрос: «А что, есть такой?» Как правило, представления о деловом туризме ограничиваются информацией о корпоративных поездках на тренинги по продажам, построению сети или мотивации персонала.

 

 

НАТАЛИЯ НИКОЛАЕВНА СТРУТИНСКАЯ,

 директор Агентства делового туризма «РОГНЕДА»

Несомненно, сфера деятельности, связанная с организацией корпоративных мероприятий и встреч, MICE (от англ. Meetings, Incentives, Conferences, Exhibitions), является неотъемлемой частью делового туризма. В целом же, когда мы говорим о деловом туризме, то речь идет об индустрии, обеспечивающей организацию и управление командировками и бизнес-поездками сотрудников различных компаний.

Деловые поездки сегодня являются неотъемлемой частью бизнес-процессов очень многих предприятий. Крупная филиальная сеть, широкая география присутствия, сервисное обслуживание продукции, обучение – все это способствует тому, что деловые поездки становятся одной из самых существенных статей расходной части бюджета после оплаты труда и финансирования основной деятельности компании.

Оказалось, немногие руководители знают, что процесс организации деловых поездок можно сделать удобным и прозрачным. И, как следствие, оптимизировать и расходы, и временные затраты на подготовку и обеспечение таких поездок.

Особенно это важно, если с командировками связана работа не только руководства, но и сотрудников, и число бизнес-поездок превышает десять в месяц. И первое, что необходимо сделать, – это проанализировать объем, структуру поездок и разработать тревел-политику – свод корпоративных правил, которые должны содержать ответы на вопросы, касающиеся бизнес-поездок.

Тревел-политика описывает регламенты взаимодействия служб в процессе планирования и осуществления бизнес-поездок, отчетности, устанавливает требования к транспорту и средствам размещения, определяет приоритетных поставщиков услуг. Если тревел-политика содержит четкие инструкции по оформлению командировки – кто занимается выпиской билетов и бронированием отелей, в какой форме и кому делать заявку, какие нужны чеки, документы, что должно быть в отчете, а также когда и куда он должен быть сдан, – то это существенно экономит и рабочее время сотрудника, и, соответственно, время бухгалтера и позволяет делать анализ расходов и принимать управленческие решения. Результатами формирования тревел-политики являются оптимизация всех процессов и повышение контроля за расходами. Оптимизация происходит за счет повышения эффективности распределения ресурсов, правильного планирования, сокращения количества рабочего времени сотрудников, затрачиваемого на организацию поездки, или полного освобождения их от решения этих задач. Проанализировав же структуру сервисных сборов, можно выбрать поставщика услуг с наиболее оптимальным предложением именно по этому параметру.

В соответствии с разработанной тревел-политикой, или положением о командировках и деловых поездках, заключается договор с отдельными поставщиками услуг и перевозчиками. В последнее время все большее количество компаний стремится стандартизировать свою командировочную политику. Именно с этой целью компании все чаще делают выбор в пользу сотрудничества с одним оператором делового туризма.

Как раз мы являемся тем агентством, которое поможет предприятию и разработать положение о деловых поездках, и сформировать систему, позволяющую наиболее оптимально использовать все имеющиеся в нашем распоряжении ресурсы, предоставив полный комплекс услуг, начиная от билетного сервиса и бронирования отелей до организации участия в отраслевых конференциях, выставках, бизнес-событиях и приема делегаций. Те предприятия, которые работают с нами, в течение года значительно – в несколько раз – снижают затраты времени на оформление документов, выписку счетов, расчеты с транспортными компаниями. Очень важно для наших клиентов то, что мы допускаем отсрочку платежа – оплата осуществляется накопленным итогом за оговоренный период.

Кто же реализует тревел-политику на предприятиях? Крупные бизнесы с ежегодным массовым оборотом деловых поездок успешно используют в своем штате такую единицу, как тревел-менеджер, но в большинстве случаев – это личные помощники руководителей, офис-менеджеры, специалисты АХО, секретари и даже сотрудники бухгалтерии. Но решение о заключении договора с тревел-агентством или поставщиками услуг всегда остается за руководством и принимается в соответствии с поставленными задачами.

И здесь наша цель – оптимизировать работу и помочь в организации процесса.

После проведения встречи на предприятии, проанализировав примерный объем командировок, разрабатываются индивидуальные условия сотрудничества, в том числе и финансовые.

Если объем командировок небольшой и они нерегулярны, то мы предлагаем работать по договору, который предусматривает обращение в агентство по мере необходимости, работая с персональным менеджером. В большинстве случаев на таких предприятиях бизнес-поездки – это участие в форумах или выставках несколько раз в год и разовые поездки руководителей на переговоры и встречи. Участие в выставках и форумах мы обеспечиваем «под ключ», предоставляя пакетом все услуги: бронирование и покупку билетов, размещение в отеле, трансферы, экскурсионное обслуживание, страхование и т.д.

Также компаниям-клиентам, в штате которых состоят специальные сотрудники, мы предлагаем воспользоваться современной системой онлайн-бронирования.

Агентство «Рогнеда» является субагентом крупнейшей в России онлайн-платформы по предоставлению услуг в сфере авиационных, железнодорожных перевозок, гостиничного бронирования, визового сопровождения и сопутствующих услуг «Портбилет».

Система позволяет осуществлять деятельность на разных должностных уровнях. В личном кабинете организации собраны и хранятся информация по всем поездкам, пассажирам, движениям денежных средств, заказам и возвратам, аналитика и отчеты. Бронирующий менеджер получает возможность индивидуальной настройки системы, простоту и удобство в использовании, защиту от ошибок в виде подсказок и оповещений. Тревел-менеджер или сотрудник, осуществляющий организацию деловых поездок, получает в одном окне максимальный охват всех предложений на рынке, быстрый поиск и полезные фильтры для сортировки вариантов. Возможность отправить выбранные варианты прямо из системы существенно экономит пассажиру время на переписке и телефонных звонках и исключает ошибку в передаче информации.

Бухгалтеры оценивают высокую скорость обработки балансов и отчетов, конвертацию файлов в 1С или другую систему, принятую на предприятии. Для руководителей – это автоматизация внутренних процессов в виде эффективных инструментов передачи информации, контроль, настраиваемая аналитика. Полное освобождение сотрудников от самостоятельного бронирования как билетов, так и отелей и всех сопутствующих услуг, как правило, дает от 10 до 20% экономии тревел-бюджета.

И, конечно, бухгалтерская отчетность. Все по системе «одного окна». Отчеты по всем вашим поездкам, проездные документы, ваучеры о заселении, справки о возвратах постоянно будут в личном кабинете, а закрывающие документы наши партнеры получают в срок и от одного поставщика.

В помощь сотрудникам, осуществляющим организацию деловой поездки, – круглосуточная «горячая линия» и персональный менеджер. Зайти в личный кабинет, поработать с заказом и получить техническую поддержку можно с любого компьютера в любое время суток. Важная деталь: абонентской платы за использование системы онлайн-бронирования нет. Оплата происходит только за оказанные услуги и в соответствии с финансовыми условиями, прописанными в договоре.

Именно возможность выбора разных инструментов бронирования и взаимодействия с тревел-агентством и их совокупность позволяют осуществлять гибкую тревел-политику с наилучшим результатом для предприятия.

Понятная тревел-политика, безопасно и комфортно организованные командировки – это, с одной стороны, оптимизация бизнес-процессов, с другой стороны – забота руководства компании о своих сотрудниках и, соответственно, повышение рейтинга предприятия как работодателя.

ваш Комментарий

Подпишитесь на журнал Chief time

Заполните анкету
или
позвоните по телефону
(473) 239-17-49


Рубрики

Авторы

Chief Time Воронеж

Представитель редакции журнала Chief Time — Черноземье.
Написал 739 постов

Chief Time СПб

Центральная редакция Санкт-Петербурского отделения журнала Chief time
Написала 99 постов

Александр Савкин

Алексей Козко

Автор Санкт-Петербурского отделения журнала Chief time.
Написал 9 постов

Владимир Тулупов

Галина Волгач

В настоящее время занимает должность директора рекрутинговой компании «Бигл» в Воронеже.
Написал 25 постов

Георгий Поливанов

Генеральный директор юридической компании "Аргумент"
Написал 3 поста

Елена Киктева

Наталья Власова

Раиса Тягунова